Como precificar sala de reunião no coworking

A maioria dos coworkings define o preço da sala de reunião olhando para o vizinho. Abre o site de dois concorrentes, tira uma média, arredonda para baixo por insegurança e pronto: a tabela está feita. O problema é que essa conta ignora a única variável que importa, que é quanto aquela sala custa para você existir.

Este guia mostra o método de três camadas que a gente vê funcionar nos espaços que fecham o mês no azul: primeiro o piso (custo real), depois o teto (mercado), e por último o preço de tabela, que mora entre os dois e é ajustado pela ocupação.

Camada 1: o piso, ou quanto custa uma hora de sala

Sala de reunião não tem custo variável relevante. O que ela tem é custo fixo rateado por um número de horas que quase ninguém calcula direito. A fórmula é simples e desconfortável:

custo da hora = custo mensal atribuído à sala / horas vendáveis no mês

O erro está sempre no denominador. Gestor otimista divide pelas horas que a sala existe. A conta certa usa as horas que a sala pode ser vendida.

Montando o numerador

Pegue o custo mensal total do espaço e ratei pela área. Se a sala de reunião ocupa 18 m² de um espaço de 300 m², ela carrega 6% de tudo:

Some o que é exclusivo da sala e não entra no rateio geral: depreciação da TV, da mesa e das cadeiras. Um enxoval de R$ 12.000 depreciado em 36 meses adiciona R$ 333 por mês. O numerador fecha em R$ 2.397.

Montando o denominador

Aqui mora a diferença entre um preço que funciona e um que sangra. Uma sala aberta das 8h às 19h de segunda a sexta tem 220 horas no mês. Ninguém vende 220.

Corte três coisas:

1. Horário morto estrutural. Das 8h às 9h e depois das 18h quase não se vende sala. Tire 3 horas por dia, restam 160.
2. Intervalo entre reservas. Se você bloqueia 15 minutos para limpeza a cada reserva de 1 hora, perde 20% da capacidade. Restam 128.
3. Teto realista de ocupação. Nenhuma sala roda cheia. Um espaço maduro trabalha entre 45% e 60% de utilização das salas. Use 50%: 64 horas vendáveis.

O custo da hora, então, é R$ 2.397 dividido por 64, ou seja, R$ 37,45.

Esse é o seu piso. Abaixo disso a sala destrói margem, mesmo que a agenda pareça movimentada. E note o efeito perverso: se a ocupação cair para 30%, o custo por hora sobe para R$ 62. Custo de sala não é constante, ele é função da ocupação. É por isso que sala vazia é o problema caro, não o preço baixo.

Camada 2: o teto, ou o que o mercado aceita

Agora sim, olhe para fora, mas olhe direito. Levante o preço da hora em pelo menos seis espaços num raio de 3 km, e registre três coisas junto com o valor:

• Capacidade da sala (preço de sala de 6 lugares não compara com uma de 12).
• O que está incluso (água, café, projetor, flip chart, recepção).
• Se há preço diferente para membro e não membro.

Monte a tabela e ache a mediana, não a média. A média é distorcida pelo espaço premium que cobra o dobro e pelo desesperado que cobra metade.

Na maioria das capitais brasileiras a mediana de sala para 6 pessoas fica entre R$ 60 e R$ 90 a hora para não membro. Em cidade média, entre R$ 40 e R$ 65. Use o seu levantamento, não esses números: eles servem só para você saber se a sua conta saiu da curva.

O teto é a mediana mais 20%. Você só passa disso se tiver um motivo que o cliente consiga enxergar em 5 segundos: vista, equipamento de videoconferência de verdade, endereço, ou uma sala que ninguém mais tem naquele raio.

Camada 3: o preço de tabela

Com piso de R$ 37,45 e um teto de mercado em, digamos, R$ 84, você tem uma faixa. Onde posicionar depende de qual problema você tem hoje:

No exemplo, uma ocupação de 50% coloca o preço em torno de R$ 75 a hora para não membro. Margem bruta de 50% sobre o custo, dentro do mercado, com espaço para desconto sem entrar no vermelho.

O preço de membro é outra conta

Para quem já paga plano, a sala não precisa cobrir custo sozinha, porque o plano já cobre. Aqui a sala é ferramenta de retenção. Duas abordagens que funcionam:

• Créditos inclusos. De 2 a 8 horas por mês conforme o plano, e o excedente cobrado com 30% a 40% de desconto sobre a tabela.
• Desconto direto de membro. Sem créditos, mas com 40% off. Mais simples de explicar, mais difícil de prever no caixa.

Créditos costumam ganhar, porque criam hábito de uso e o cliente sente que perde algo se cancelar o plano.

O erro que quase todo mundo comete

Cobrar por hora cheia com granularidade de hora cheia. O cliente que precisa de 90 minutos paga 2 horas, acha caro, e passa a usar a mesa comum para a reunião. Você perdeu a venda inteira em vez de vender 1,5.

Trabalhe com blocos de 30 minutos. A receita por reserva cai um pouco, o número de reservas sobe mais que isso, e a percepção de justiça melhora bastante.

Revisão de preço: com que frequência

Reajuste de tabela uma vez por ano, com aviso de 30 dias. Mas revise a conta todo trimestre, porque o custo por hora se move sozinho quando a ocupação muda. Se a utilização das salas subiu de 40% para 65% e o preço não mudou, você está deixando dinheiro na mesa e provavelmente irritando membro que não acha sala livre.

Resumo operacional

1. Rateie o custo mensal por área e some a depreciação do enxoval da sala.
2. Divida pelas horas realmente vendáveis, não pelas horas de porta aberta.
3. Levante a mediana de seis concorrentes comparáveis.
4. Posicione dentro da faixa conforme a sua ocupação atual.
5. Venda em blocos de 30 minutos.
6. Refaça a conta a cada trimestre.

Se você não sabe qual é a sua taxa de utilização por sala hoje, a conta inteira acima fica no chute. Esse é o número que destrava tudo, e é o primeiro relatório que um sistema de reserva decente precisa te dar.

Aprofundando cada camada

A conta

• Como calcular o custo real de uma hora de sala
• Tabela de preços de sala: modelo pronto para adaptar
• Erros de precificação que derrubam a margem

Formatos de venda

• Preço por hora, por turno ou por diária: o que rende mais
• Preço dinâmico para horário de pico
• Desconto para reserva longa: até onde vale
• Precificação de auditório e sala de treinamento

Membro e não membro

• Créditos de sala inclusos no plano: como dimensionar
• Pacote de horas: como montar e quando ele dá prejuízo
• Quanto cobrar de não membro pela sala de reunião

Receita que costuma escapar

• Sala ociosa: como transformar horário morto em receita
• Como cobrar equipamento extra e coffee break
• Taxa de cancelamento tardio: quanto cobrar
• Como reajustar preço de sala sem perder cliente