Como cobrar equipamento extra e coffee break
Os extras de sala são a receita mais rentável de um coworking e a que mais se perde. Rentável porque a margem é quase total, já que a estrutura está paga. Perdida porque depende de alguém registrar no momento, e quase nunca registra.
Numa operação típica isso representa de 3% a 8% da receita de sala. Não é pouco: num espaço que fatura R$ 8.000 por mês em salas, são até R$ 640 mensais que deveriam entrar quase inteiros na margem.
A regra que separa incluso de cobrado
Incluso: o que a reunião precisa para acontecer. Cobrado: o que a reunião precisa para ser melhor.
Aplicando:
| Item | Regra | Por quê |
|---|---|---|
| Wi-fi | Incluso | Sem ele a sala não funciona |
| Mesa, cadeiras, ar | Incluso | É a sala |
| Água | Incluso | Custo irrisório, efeito grande |
| Café simples | Incluso | Idem, e é expectativa no Brasil |
| Quadro branco e canetas | Incluso | Sem isso a sala está incompleta |
| TV ou projetor | Incluso | Hoje é expectativa, não diferencial |
| Cabos e adaptadores | Incluso | Cobrar por cabo irrita e rende centavos |
| Coffee break | Cobrado | Tem custo real por pessoa |
| Impressão | Cobrado | Custo por página |
| Montagem em layout específico | Cobrado | Consome trabalho de equipe |
| Equipamento de videoconferência dedicado | Cobrado | Investimento alto, uso específico |
| Recepção dedicada ao evento | Cobrado | É hora de pessoa |
| Hora excedente | Cobrado | É sala |
Cobrar por cabo HDMI é o exemplo perfeito do erro: rende R$ 10 e comunica mesquinhez para um cliente que está pagando R$ 250 pelo turno.
Valores de referência
| Item | Faixa |
|---|---|
| Café simples (garrafa na sala) | incluso |
| Coffee break simples, por pessoa | R$ 15 a R$ 25 |
| Coffee break completo, por pessoa | R$ 30 a R$ 60 |
| Água mineral individual | R$ 3 a R$ 6 |
| Impressão preto e branco, por página | R$ 0,50 a R$ 1 |
| Impressão colorida, por página | R$ 1,50 a R$ 3 |
| Montagem em layout específico | R$ 50 a R$ 120 |
| Equipamento de videoconferência | R$ 60 a R$ 150 por reserva |
| Recepção dedicada, por hora | R$ 40 a R$ 80 |
| Hora excedente | valor da hora, em frações de 30 min |
Sobre o coffee break: não tente ter margem grande nele. Aplique de 30% a 50% sobre o custo e pronto. O objetivo é não perder dinheiro e resolver a logística do cliente, não transformar o espaço em buffet.
Em compensação, ele aumenta bastante o ticket da reserva e melhora a avaliação do evento, o que traz recompra.
Alimentação de fora: permitir ou não
Três posturas possíveis:
Proibir. Protege a receita de coffee break e gera atrito. Cliente que já contratou buffet para o treinamento vai embora.
Permitir livremente. Sem atrito, e você perde a receita e ganha sujeira.
Permitir com taxa de rolha. De R$ 50 a R$ 150 por evento, cobrindo limpeza extra. É o meio-termo que funciona: o cliente tem a liberdade, você cobre o custo.
Escolha a terceira e deixe escrito antes, não na hora.
A hora excedente, que é a maior de todas
De todos os extras, o excedente é o que mais rende e o que mais gera desconforto de cobrar.
Três coisas resolvem isso:
- Cobre em frações de 30 minutos, nunca por hora cheia. Cobrar uma hora de quem passou 15 minutos parece punição e gera discussão.
- Avise antes. Uma mensagem automática 10 minutos antes do fim da reserva recupera boa parte do excedente antes dele acontecer, e quem estoura mesmo assim já sabia.
- Deixe automático. Se a cobrança depende de alguém decidir cobrar, ela não acontece. Isso precisa estar previsto no contrato e configurado no sistema.
O que realmente resolve: registrar na hora
Nenhum valor de tabela adianta se o consumo não for lançado no momento em que acontece. Consumo anotado depois é consumo perdido, porque ninguém lembra e cobrar de memória gera discussão.
Duas práticas que resolvem:
- Lançamento imediato, pela recepção, no ato. É item de rotina diária, tratado em rotina de operação de um coworking.
- Entrada automática na fatura do mês seguinte. Consumo cobrado em boleto separado é consumo que ninguém paga.
O argumento contra "deixar passar"
Não cobrar o pequeno parece gentileza e é subsídio invisível: os clientes que não consomem extras estão bancando os que consomem.
E o comportamento aprende. O cliente que não foi cobrado pelas 40 impressões vai imprimir 80 da próxima vez, sem má intenção, porque entendeu que está incluso.
A tabela completa, com extras integrados aos formatos de sala, está em tabela de preços de sala.
