Como calcular o custo real de uma hora de sala
Este é o número que sustenta toda a sua precificação de sala, e é também o que quase nenhum coworking calcula direito. Aqui está a planilha linha por linha, com os itens que costumam ficar de fora.
A fórmula é simples. A dificuldade está nos dois lados dela.
custo da hora = custo mensal atribuído à sala / horas vendáveis no mês
Parte 1: o numerador
Custos rateados por área
Pegue o custo mensal total do espaço e ratei pelo percentual de área que a sala ocupa. Uma sala de 18 m² num espaço de 300 m² carrega 6%.
| Item | Entra no rateio |
|---|---|
| Aluguel e condomínio | sim |
| IPTU | sim |
| Energia | sim |
| Internet | sim |
| Água | sim |
| Limpeza (contrato) | sim |
| Segurança e monitoramento | sim |
| Seguro do imóvel | sim |
| Equipe de recepção | sim |
| Software de gestão | sim |
| Contador | sim |
Use a área total, incluindo circulação, no denominador do rateio. Você paga por ela, e ignorá-la subestima o custo de tudo.
Custos exclusivos da sala
Aqui entram os três itens mais esquecidos:
1. Depreciação do enxoval. Mesa, cadeiras, TV, quadro, tapete. Some o investimento e divida por 36 meses. Um enxoval de R$ 12.000 adiciona R$ 333 por mês. Ignorar isso significa não estar guardando dinheiro para repor, e daqui a três anos a reposição vira um susto.
2. Consumíveis por reserva. Água, café, papel, canetas de quadro. Calcule por reserva e multiplique pela média mensal: 60 reservas a R$ 4 dão R$ 240.
3. Limpeza entre reservas. Se o reset da sala leva 12 minutos e você tem 60 reservas, são 12 horas de trabalho por mês. A R$ 18 a hora, R$ 216. Esse custo existe mesmo quando a mesma pessoa faz outras coisas.
Exemplo fechado
| Item | Valor |
|---|---|
| Rateio de custos por área (6% de R$ 34.400) | R$ 2.064 |
| Depreciação do enxoval | R$ 333 |
| Consumíveis | R$ 240 |
| Limpeza entre reservas | R$ 216 |
| Numerador | R$ 2.853 |
Repare que os três itens "esquecidos" somam R$ 789, ou 28% do total. Quem ignora os três subestima o custo em mais de um quarto.
Parte 2: o denominador
Aqui mora a diferença entre um preço que funciona e um que sangra.
Uma sala aberta das 8h às 19h, de segunda a sexta, tem 220 horas no mês. Você não vende 220. Três descontos, nesta ordem:
1. Horário morto estrutural. Das 8h às 9h e depois das 18h quase não se vende sala. Tire 3 horas por dia: restam 160.
2. Intervalo entre reservas. Com 15 minutos entre reservas de 1 hora, você perde 20% da capacidade: restam 128.
3. Teto realista de ocupação. Nenhuma sala roda cheia. Espaço maduro trabalha entre 45% e 60% de utilização. A 50%: 64 horas vendáveis.
O custo da hora fica em R$ 2.853 dividido por 64, ou R$ 44,58.
A parte que muda tudo: o custo não é constante
Como a ocupação está no denominador, o custo por hora se move sozinho:
| Ocupação | Horas vendidas | Custo por hora |
|---|---|---|
| 30% | 38 | R$ 75,08 |
| 40% | 51 | R$ 55,94 |
| 50% | 64 | R$ 44,58 |
| 60% | 77 | R$ 37,05 |
| 70% | 90 | R$ 31,70 |
Duas conclusões práticas:
Sala vazia é o problema caro, não o preço baixo. A 30% de ocupação, o custo por hora dobra. Nenhum ajuste de preço compensa uma sala que não roda.
Por isso se revisa a conta todo trimestre. Não o preço, a conta. Se a sua utilização subiu de 40% para 65% e o preço não mudou, a sua margem melhorou e provavelmente há espaço para outra decisão, seja de preço ou de capacidade.
Variações por tipo de espaço
| Situação | Ajuste na conta |
|---|---|
| Sala em imóvel próprio | Use o aluguel de mercado como custo de oportunidade, não zero |
| Sala em área de alto padrão | A depreciação do enxoval pesa mais, use 24 meses |
| Sala com equipe dedicada | Inclua o custo integral, não rateado |
| Auditório | Some montagem e desmontagem por evento |
O caso do imóvel próprio é o mais comum e o mais mal resolvido. Custo zero de aluguel produz preço artificialmente baixo e esconde que o imóvel poderia estar rendendo alugado.
O que fazer com o número
Ele é o piso, não o preço. Abaixo dele a sala destrói margem mesmo com a agenda parecendo movimentada.
O preço sai da combinação entre esse piso, o teto de mercado e a sua ocupação atual, no método de três camadas de como precificar sala de reunião no coworking.
E o denominador dessa conta depende de você saber a utilização real das suas salas, que é o número tratado em métricas de coworking.
