Escritório virtual: o que é e para quem serve

Escritório virtual é a venda de um endereço comercial com serviços associados, sem o espaço físico de uso contínuo. Você tem onde receber correspondência, onde registrar a empresa e onde marcar uma reunião quando precisar, mas não tem uma mesa esperando por você todos os dias.

É o produto de entrada mais barato do mercado de escritórios compartilhados, e o mais mal explicado.

O que costuma estar incluído

O pacote básico, praticamente universal:

• Endereço comercial para uso em site, cartão, redes e comunicação.
• Recebimento de correspondência e encomenda.
• Aviso quando algo chega.

O pacote intermediário acrescenta:

• Endereço fiscal, ou seja, o uso do endereço no CNPJ e nos documentos oficiais.
• Retirada em horário estendido, ou reencaminhamento postal.
• Algumas horas de sala de reunião por mês.

O pacote completo costuma somar:

• Atendimento telefônico com o nome da sua empresa.
• Número de telefone próprio.
• Digitalização de correspondência.
• Uso de estação de trabalho por alguns dias no mês.

Nem todo espaço oferece endereço fiscal, e é justamente esse o item mais procurado. Pergunte antes de fechar, porque é ele que muda o preço.

Quanto custa

Faixas mensais praticadas no Brasil:

O preço varia principalmente por endereço. Uma avenida conhecida custa mais que um bairro comercial comum, e essa diferença é o produto: você está comprando percepção de solidez.

Serve para abrir CNPJ?

Sim, na maior parte dos municípios brasileiros, e é um uso extremamente comum. Mas depende de três coisas que precisam ser confirmadas caso a caso:

1. O município precisa permitir o uso do endereço para a sua atividade. As regras de zoneamento e a emissão do alvará variam bastante entre cidades.
2. O espaço precisa te dar a documentação. Contrato de prestação de serviço com o endereço, além do IPTU ou contrato de locação do imóvel, costumam ser exigidos pela Junta Comercial e pela prefeitura.
3. A sua atividade não pode exigir espaço físico específico. Atividade que demanda instalações próprias, estoque ou atendimento presencial regular normalmente não é aceita.

Atividades de serviço, consultoria, tecnologia, marketing, representação comercial e profissionais liberais são as que mais usam esse modelo sem atrito.

Confirme com o seu contador antes de contratar. É uma consulta de dez minutos que evita ter que alterar o endereço da empresa depois, o que custa taxa e tempo.

Escritório virtual, coworking ou sala privativa

A escolha depende de quantos dias por mês você realmente precisa de um lugar:

O erro mais comum é comprar por cima. Muita gente contrata plano de coworking, usa três dias no primeiro mês, um no segundo, e cancela no terceiro achando que coworking não funciona. O que não funcionava era o pacote.

O caminho contrário funciona melhor: comece no escritório virtual, some day use quando precisar, e migre para plano quando o número de dias justificar. A conta é simples: se você está gastando mais em diárias do que custaria o plano, mude.

O que conferir antes de contratar

• Visite o endereço. Ele vai estar no seu site e no seu cartão. Prédio malcuidado comunica exatamente o que você não quer comunicar.
• Pergunte como a correspondência é avisada. Aviso por e-mail que ninguém lê é a origem de intimação perdida e boleto vencido.
• Confirme o horário de retirada. Espaço que só entrega em horário comercial restrito é um problema recorrente.
• Pergunte quantas empresas usam o mesmo endereço. Não há problema em compartilhar, mas endereço com milhares de empresas registradas às vezes chama atenção da Receita e de bancos na abertura de conta.
• Cheque se há sala de reunião no próprio endereço. Receber cliente no endereço do seu cartão passa outra impressão do que remarcar para outro lugar.
• Leia a cláusula de saída. Mudar endereço fiscal depois dá trabalho, então contrato com multa alta de rescisão pesa mais aqui do que em outros serviços.

Para o gestor de coworking: por que vender isso

Escritório virtual é a receita mais rentável de um espaço compartilhado, porque consome quase nenhuma área vendável. Ele ocupa um armário de correspondência e alguns minutos de recepção por semana.

E funciona como esteira de vendas: o cliente de endereço vira cliente de sala, e o de sala vira cliente de plano. É o degrau mais barato de entrada na sua base, com o menor risco percebido pelo cliente.

Se você está montando essa esteira, o passo seguinte é a conta de quanto cobrar pela sala que esse cliente vai usar, que está em como precificar sala de reunião no coworking, e a estrutura de captação, em como conseguir clientes para coworking.

Os serviços em detalhe

Endereço

• Escritório virtual é válido para abrir CNPJ
• Endereço fiscal: cuidados com a Receita e a prefeitura
• Como estruturar o serviço de correspondência
• Quanto cobrar por escritório virtual
• Escritório virtual, coworking ou sala privativa

Serviços agregados

• Secretária remota como serviço adicional
• Serviços de impressão: como cobrar
• Armário e locker: modelo de cobrança
• Estacionamento e conveniências que aumentam o ticket
• Café e copa: custo ou diferencial

Espaço e crescimento

• Locação de auditório para evento externo
• Sala privativa: quando vale converter área aberta
• Como empacotar serviços em planos
• Upsell: da estação para a sala privativa