Serviços de impressão: como cobrar
Impressão é um serviço pequeno com uma armadilha grande: se você prometer ilimitado, alguém vai testar o limite. E o cliente que imprime 800 páginas por mês existe em praticamente todo coworking.
O custo real por página
Não é só o toner:
| Item | Custo por página (preto e branco) |
|---|---|
| Toner | R$ 0,08 a R$ 0,20 |
| Papel | R$ 0,04 a R$ 0,07 |
| Manutenção e peças (rateada) | R$ 0,03 a R$ 0,08 |
| Depreciação do equipamento | R$ 0,02 a R$ 0,05 |
| Total | R$ 0,17 a R$ 0,40 |
Colorida custa de 3 a 6 vezes mais, dependendo da cobertura de tinta.
Se você aluga a impressora com contrato de franquia (modelo comum), o custo por página está no contrato e a conta é direta. Nesse caso, atenção à página excedente do seu próprio contrato, que costuma ser bem mais cara.
A estrutura que funciona: franquia por plano
Ilimitado não. Cobrança por página desde a primeira também não, porque gera atrito constante por valores irrisórios.
O meio-termo:
| Plano | Franquia mensal | Excedente |
|---|---|---|
| Flexível | 20 páginas | R$ 0,80 |
| Fixo | 50 páginas | R$ 0,80 |
| Sala privativa | 150 páginas | R$ 0,60 |
| Escritório virtual | 10 páginas | R$ 1,00 |
Valores de referência para preto e branco. Colorida costuma ser de R$ 1,50 a R$ 3.
A franquia resolve os dois problemas de uma vez: o cliente comum nunca é cobrado e nunca sente atrito, e o cliente que imprime muito paga pelo que usa.
Por que a franquia importa mais que o preço
A maior parte dos membros imprime de 5 a 15 páginas por mês. Cobrar essas páginas rende centavos e gera uma interação desagradável toda vez.
A distribuição é sempre desigual: cerca de 10% dos membros costumam responder por mais da metade do volume. É deles que vem o custo, e é para eles que a franquia existe.
O controle sem burocracia
Três formas, da mais simples à mais robusta:
1. Código por cliente na impressora. Cada membro digita um código antes de imprimir. A impressora contabiliza. Simples e funciona na maioria dos equipamentos com painel.
2. Impressão por login em rede. Funciona bem em equipamento corporativo e gera relatório automático.
3. Impressão pela recepção. Adequado só em espaço pequeno, porque vira gargalo rápido e coloca a recepção como intermediária.
O modelo 1 é o de melhor relação entre custo e resultado para a maioria dos espaços.
O que não funciona: pedir para o cliente anotar quantas páginas imprimiu. Ninguém anota, e quem anota subestima.
Onde a impressão vira problema
Cliente que imprime material de trabalho em volume. Advogado com processo, professor com apostila, empresa com contrato. Não é abuso, é a atividade dele. A conversa certa é oferecer um pacote maior, não restringir.
Impressão de terceiros. O membro imprimindo para o cliente dele. Se virar padrão, é um serviço, e serviço se cobra.
Documento sensível esquecido na bandeja. Problema de privacidade, não de custo. Impressão com liberação por código na máquina resolve, porque o documento só sai quando a pessoa está lá.
A cobrança
Segue a mesma lógica de todo consumo extra: registro automático e entrada na fatura do mês seguinte, agrupado, nunca em cobrança separada.
Emitir boleto de R$ 14 de impressão dá mais trabalho que o valor e tem a pior taxa de pagamento de todas. O procedimento está em como cobrar consumo extra sem atrito.
Vale ter impressora?
Sim, na maioria dos casos, mesmo com o uso caindo ano a ano. Três razões:
- É esperado. Espaço sem impressora parece incompleto.
- Resolve o momento de urgência, que é quando o serviço mais vale.
- Custa pouco em contrato de aluguel com franquia.
O que não vale é ter equipamento caro de alto volume num espaço pequeno. Uma multifuncional de escritório com contrato de manutenção atende bem até uns 60 membros.
O encaixe da impressão no conjunto de serviços cobrados está em como empacotar serviços em planos.
