Como alugar sala de reunião por hora

Alugar sala de reunião por hora deixou de ser coisa de grande empresa. Hoje é o caminho normal para quem trabalha de casa e precisa receber um cliente, para a equipe remota que se encontra uma vez por mês e para o profissional que não quer fazer uma reunião importante numa cafeteria barulhenta.

Este guia cobre o que você precisa saber antes de reservar: preço, o que está incluso, o que conferir e como escolher o tamanho.

Onde encontrar

Quatro tipos de lugar alugam sala por hora, e eles são bem diferentes entre si:

Para a maioria das reuniões de 2 a 12 pessoas, coworking é a opção com melhor custo-benefício, porque a sala é um produto secundário do espaço e não a receita principal dele.

Para achar, busque no Google Maps por sala de reunião mais o nome do bairro, e não só pelo nome da cidade. Você quer proximidade real, não a lista dos mais anunciados.

Quanto custa

Faixas praticadas no Brasil para sala de 4 a 6 lugares, por hora, para quem não é membro do espaço:

Sala para 10 a 14 pessoas costuma custar entre 1,6 e 2,5 vezes o valor da sala pequena. Auditório é outro produto, geralmente vendido por turno.

Três coisas que mudam bastante o preço final:

• Turno em vez de hora. Meio período costuma sair de 30% a 40% mais barato que a soma das horas avulsas. Se a reunião passa de 3 horas, sempre pergunte.
• Horário. Muitos espaços cobram menos fora do pico, que é entre 10h e 16h.
• Frequência. Uso recorrente quase sempre tem desconto, mesmo sem plano.

O que costuma estar incluso, e o que não

Incluso na maior parte dos espaços: wi-fi, mesa e cadeiras, quadro branco ou flip chart, água, e ar condicionado.

Nem sempre incluso, e vale confirmar antes:

• TV ou projetor, e principalmente o cabo. Sala com TV sem adaptador USB-C ou HDMI é um problema comum e caro em minutos perdidos.
• Café e serviço de copa. Muitas vezes é cobrado à parte, por pessoa.
• Recepção do visitante. Alguém que receba e encaminhe o seu convidado faz diferença grande quando a reunião é comercial.
• Estacionamento. É o item que mais gera surpresa desagradável, sobretudo em região central.
• Impressão. Costuma ser cobrada por página.

Checklist antes de fechar

Para uma reunião comum, cinco perguntas bastam:

1. Cabem quantas pessoas confortavelmente, e não no limite?
2. Tem TV ou projetor, e qual cabo eu preciso levar?
3. Tem estacionamento, e é gratuito?
4. Qual a política de cancelamento e até quando dá para cancelar sem custo?
5. Como funciona se a reunião passar do horário?

Se a reunião for importante, some mais três:

6. Visite antes, ou peça foto real da sala, não a foto do site. Ângulo de fotografia esconde sala apertada.
7. Pergunte o que tem do lado. Sala colada na copa ou na área de convivência vaza barulho, o que estraga videoconferência.
8. Teste a internet. Se for chamada de vídeo com muita gente, peça para fazer um teste rápido na chegada, com 15 minutos de folga.

Escolhendo o tamanho certo

O erro mais comum é reservar pelo número exato de participantes. Regra prática: reserve para duas pessoas a mais do que vão participar.

Motivos: cadeira encostada na parede não é lugar utilizável, alguém sempre leva um acompanhante, e sala apertada com ar condicionado no limite deixa a reunião desconfortável em uma hora.

Referência de área por pessoa:

Uma sala de 18 m² comporta bem 6 pessoas em reunião, não 10.

Por hora, por turno ou por dia

• Até 2 horas: por hora, sem dúvida.
• De 3 a 5 horas: peça o preço do turno, quase sempre compensa.
• Dia inteiro, ou dois dias seguidos: negocie diária, e peça para incluir café. Espaço prefere vender o dia cheio a vender picado.

Se você vai usar a sala mais de três vezes por mês, pergunte por um plano com créditos. Costuma sair mais barato que o avulso e garante disponibilidade nos horários bons, que somem primeiro.

Reserve com antecedência certa

Terça, quarta e quinta entre 9h e 11h são os horários mais disputados em qualquer coworking do país. Se a sua reunião cai aí, reserve com pelo menos 3 dias.

Fora desses horários, 24 horas costumam bastar. Muitos espaços aceitam reserva no mesmo dia, e é justamente onde você encontra as melhores condições, porque hora vaga não volta.

Erros que custam caro

• Chegar em cima da hora. Reserve considerando 10 minutos de chegada. Se a sua reserva começa às 14h, a sala normalmente é liberada às 14h, não antes.
• Não perguntar sobre o excedente. Passar do horário costuma ser cobrado, e às vezes por hora cheia.
• Escolher pelo preço mais baixo sem ver. Sala barata em prédio sem estacionamento e com internet ruim custa caro no dia.
• Esquecer de confirmar. Confirme na véspera. Reserva não confirmada é a maior causa de mal-entendido em espaço que ainda controla agenda manualmente.

Se você gerencia um espaço e chegou aqui pelo outro lado do balcão, a conta de quanto cobrar por essa hora está em como precificar sala de reunião no coworking.

Guias específicos

Antes de reservar

• Quanto custa alugar sala de reunião por hora
• O que verificar antes de fechar uma sala para reunião importante
• Como escolher a capacidade certa da sala
• Alugar sala por dia: quando compensa mais que por hora
• Sala de reunião ou call em casa: o que passa mais confiança

Por tipo de uso

• Sala para audiência e reunião jurídica
• Sala para entrevista de emprego
• Sala para treinamento: layout e equipamento
• Sala para gravar vídeo e podcast
• Sala de reunião para assembleia de condomínio
• Reunião híbrida: o que a sala precisa ter
• Endereço comercial para reunião com cliente de fora

No dia

• Checklist de reunião presencial produtiva
• Etiqueta de uso de sala compartilhada