Sala para treinamento: layout e equipamento
Treinamento é o uso que mais decepciona quem reserva sala de reunião, porque a sala de reunião foi projetada para pessoas conversando entre si, e treinamento é uma pessoa falando para várias.
São necessidades diferentes de layout, de área e de equipamento.
Os quatro layouts
| Layout | Área por pessoa | Melhor para |
|---|---|---|
| Escola (mesas em fileira) | 1,8 a 2,2 m² | Conteúdo com anotação, exercício em papel ou notebook |
| Plateia (só cadeiras) | 1,0 a 1,4 m² | Palestra, apresentação, muita gente |
| U (mesas em ferradura) | 2,5 a 3,0 m² | Turma pequena, muita interação |
| Ilhas (grupos de 4 a 6) | 2,2 a 2,8 m² | Dinâmica, trabalho em grupo |
Duas leituras práticas dessa tabela:
Plateia cabe o dobro de gente que o formato U na mesma sala. Se o seu conteúdo não exige escrever, você economiza metade do aluguel.
O formato U é o mais caro por pessoa e o mais eficaz para turma de até 15. Para treinamento de liderança, negociação ou qualquer coisa que dependa de discussão, vale o custo.
Uma sala de 40 m² comporta 20 pessoas em escola, 30 em plateia e 14 em U. Peça a metragem, não só a capacidade anunciada, porque a capacidade divulgada quase sempre é a de plateia.
O equipamento que decide o dia
Tela grande o suficiente. Regra prática: a distância da última fileira até a tela não passa de 6 vezes a altura da tela. Uma TV de 50 polegadas (62 cm de altura) atende bem até 3,7 metros. Além disso, projetor.
Som, se houver vídeo. Alto-falante de TV não cobre 20 pessoas. Pergunte se há caixa de som e entrada para ela.
Microfone, acima de 25 pessoas ou se o instrutor precisar falar o dia inteiro. Voz cansa, e no fim da tarde a turma do fundo para de ouvir.
Quadro ou flip chart, com material que funciona. Pergunte se há canetas novas. Parece detalhe e é o problema mais frequente.
Tomadas. Se a turma vai usar notebook, você precisa de uma tomada a cada duas pessoas, no mínimo. Sala com quatro tomadas na parede não atende 20 notebooks, e extensão improvisada no chão é risco.
O que ninguém pergunta e faz diferença
Controle de temperatura dentro da sala. Vinte pessoas aquecem o ambiente rápido. Se o termostato for central e fora da sala, você vai passar o dia negociando com a recepção.
Cadeira para o dia inteiro. Cadeira de reunião é confortável por uma hora. Treinamento de 8 horas em cadeira ruim destrói a avaliação do curso, e a culpa vai para você, não para a sala.
Onde a turma faz o intervalo. Se não houver espaço, 20 pessoas vão ocupar a copa do coworking e atrapalhar os membros. Pergunte antes, porque alguns espaços restringem isso.
Onde fica o material. Treinamento de dois dias com apostila, flip chart usado e equipamento precisa de um canto para guardar. Pergunte se a sala fica bloqueada entre os dias ou se você leva tudo embora.
Alimentação
Coffee break costuma custar entre R$ 25 e R$ 60 por pessoa, e almoço raramente é oferecido pelo espaço.
Três perguntas que evitam surpresa:
- É permitido trazer comida de fora, ou só do fornecedor do espaço?
- Onde o coffee break é servido: dentro da sala ou na copa comum?
- O custo de limpeza extra está incluso?
O segundo item importa: coffee break dentro da sala interrompe menos, mas sujam mais e alguns espaços cobram por isso.
Como reservar
Treinamento sempre por turno ou diária, nunca por hora. Além de sair de 30% a 40% mais barato, você elimina o risco de estourar o horário, que num treinamento é quase certo.
Reserve com uma hora antes do início para montagem. Testar projetor, organizar mesas no layout certo e distribuir material leva mais tempo do que parece, e montar com a turma chegando começa o dia errado.
E confirme se o layout que você quer é o que vai estar montado. Muitos espaços deixam a sala no formato padrão e esperam que você mesmo mova as mesas.
Checklist
- Metragem confirmada, não só a capacidade anunciada
- Layout combinado e montado antes
- Distância da última fileira até a tela
- Som, e microfone se acima de 25 pessoas
- Uma tomada a cada duas pessoas
- Controle de temperatura dentro da sala
- Cadeira adequada para o tempo do curso
- Espaço definido para o intervalo
- Regras de alimentação
- Guarda de material entre os dias
- Reserva por turno, com uma hora de montagem
Para o espaço que aluga: sala de treinamento e auditório são produtos diferentes da sala de reunião e precisam de precificação própria, tratada em como precificar sala de reunião no coworking.
