Como escolher a capacidade certa da sala
Quase todo mundo reserva sala pelo número exato de participantes, e quase toda sala reservada assim fica apertada. Não é má-fé de quem anuncia, é que "capacidade" significa coisas diferentes para quem monta a sala e para quem senta nela.
Por que a capacidade anunciada engana
O número divulgado costuma ser o de cadeiras que cabem ao redor da mesa. Ele ignora três coisas:
Cadeira encostada na parede não é lugar. Se você não consegue puxar a cadeira para trás e sair sem todo mundo levantar, aquele lugar existe no papel e não na prática.
Ninguém leva só o corpo. Notebook, caderno, copo, bolsa, pasta. Uma mesa que comporta oito pessoas de mãos vazias comporta seis com material.
O ar condicionado foi dimensionado para a capacidade nominal. Sala cheia no limite aquece em quarenta minutos, e aí a reunião fica desconfortável de um jeito que ninguém verbaliza mas todo mundo sente.
A regra das duas folgas
Reserve para duas pessoas a mais do que vão participar.
Reunião de 4 pessoas, sala de 6. Reunião de 6, sala de 8. É simples e resolve os três problemas acima de uma vez.
As exceções são para cima, não para baixo:
- Se alguém pode levar acompanhante não confirmado, some mais um.
- Se a reunião passa de duas horas, some mais um por conforto.
- Se houver material físico na mesa, some mais um.
Área por pessoa, por formato
Quando o espaço informa a metragem em vez da capacidade, use estas referências:
| Formato | m² por pessoa |
|---|---|
| Reunião ao redor da mesa | 2,0 a 2,5 |
| Reunião com material e notebooks | 2,5 a 3,0 |
| Treinamento em formato escola | 1,8 a 2,2 |
| Plateia, só cadeiras | 1,0 a 1,4 |
| Formato U | 2,5 a 3,0 |
Então uma sala de 18 m² comporta bem 6 a 8 pessoas em reunião, e não as 10 que às vezes são anunciadas.
Peça a metragem sempre que puder. É o dado mais honesto que existe, porque não depende de interpretação.
Sala grande demais também é problema
A intuição diz que sobrar é melhor que faltar. Nem sempre:
Custa mais. Sala de 12 custa de 1,6 a 2,5 vezes a de 6, e você está pagando por metro quadrado que não usa.
Comunica reunião esvaziada. Quatro pessoas numa ponta de mesa de doze comunica que a reunião era maior e as pessoas não vieram. Em reunião comercial isso pesa.
Piora a conversa. Distância entre as pessoas reduz interação, e em sala grande o som se espalha, o que atrapalha quem tem dificuldade auditiva e piora qualquer gravação ou chamada.
Para reunião de até 6 pessoas, sala pequena e cheia funciona melhor que sala grande e vazia, em praticamente toda situação.
O caso especial da reunião híbrida
Aqui a regra muda: o formato da mesa importa mais que o tamanho da sala.
Mesa retangular longa coloca as pessoas das pontas longe da câmera, e quem está remoto vê perfis distantes. Mesa redonda ou quadrada de 6 lugares funciona muito melhor que mesa longa de 10, mesmo com o mesmo número de participantes.
Se só houver mesa longa, reserve uma sala menor e sente todo mundo do mesmo lado. Os detalhes estão em reunião híbrida: o que a sala precisa ter.
Tabela rápida de decisão
| Participantes | Reserve sala para | Observação |
|---|---|---|
| 2 | 3 a 4 | Sala de call resolve e custa metade |
| 3 a 4 | 6 | O tamanho mais versátil |
| 5 a 6 | 8 | |
| 7 a 8 | 10 | Verifique o ar condicionado |
| 9 a 12 | 14 | Confirme tela grande e microfone |
| Acima de 12 | Não é sala de reunião | Procure sala de treinamento ou auditório |
Quando você não sabe quantos vêm
Acontece em assembleia, reunião aberta e evento com confirmação incerta. Nesses casos:
- Estime pelo histórico, não pelo número de convidados.
- Reserve a estimativa mais 30%.
- Pergunte quanto custa adicionar cadeiras, que costuma ser bem mais barato que subir de sala.
O caso mais comum disso, assembleia de condomínio, está detalhado em sala de reunião para assembleia de condomínio.
O resto do que conferir antes de fechar está em o que verificar antes de fechar uma sala.
