Endereço comercial para reunião com cliente de fora
Quando o cliente pega um avião ou dirige duas horas para te encontrar, a reunião começa antes de você abrir a boca. Ela começa quando ele digita o endereço no aplicativo e vê onde fica.
Isso não é sobre ostentação. É sobre reduzir o atrito de alguém que já investiu tempo para chegar até você.
O que o cliente avalia sem perceber
Se foi fácil chegar. Cliente que se perdeu, não achou estacionamento ou andou três quarteirões debaixo de sol entra na reunião irritado, e ele não vai atribuir isso ao endereço, vai atribuir a você.
Se alguém o esperava. Chegar num prédio e ninguém saber quem ele é, tendo que explicar na portaria e esperar de pé, é o pior começo possível.
Se o lugar parece estável. Não precisa ser luxuoso. Precisa não parecer temporário. Prédio bem conservado e recepção organizada comunicam que você vai existir no ano que vem.
Como escolher o endereço
Por ordem de peso real, que não é a ordem que a intuição sugere:
1. Facilidade de chegada. Distância do aeroporto ou da rodovia, se o cliente vem de fora. Acesso por avenida conhecida. Ponto de referência que o aplicativo acerte.
2. Estacionamento. É o item que mais aparece em reclamação. Se o cliente vem de carro, resolva isso antes de qualquer outra coisa. Estacionamento validado pelo espaço vale mais que uma vista bonita.
3. Recepção com pessoa. Prédio com portaria eletrônica e ninguém para receber transforma a chegada em um problema a ser resolvido.
4. O trajeto da porta até a sala. Isso conta. Entrar num prédio bem cuidado e percorrer um corredor limpo prepara a conversa. Subir por elevador de serviço, não.
5. Endereço conhecido. Importa, mas menos do que os quatro anteriores. Avenida famosa com estacionamento impossível é pior que bairro comercial tranquilo com vaga na porta.
Antes da reunião
Três providências que custam cinco minutos e resolvem quase tudo:
Mande a localização, não o endereço escrito. O ponto do mapa, com uma frase sobre onde estacionar e qual entrada usar. Se houver dois acessos, diga qual.
Avise a recepção com o nome do cliente. A maioria dos coworkings faz isso gratuitamente e não anuncia. O efeito no cliente é grande: ele chega e é chamado pelo nome.
Reserve com folga antes. Trinta minutos, para você estar na sala quando ele chegar, e não chegando junto com ele.
Se o cliente vem de outra cidade
Alguns cuidados extras que fazem diferença:
- Ofereça duas opções de horário, considerando o voo ou a viagem. Reunião às 9h obriga o cliente a viajar na véspera.
- Reserve por turno, não por hora. Cliente que viajou raramente quer uma reunião de 50 minutos, e ficar olhando o relógio depois de ele ter cruzado o estado é péssimo.
- Pergunte sobre almoço antes. Se a reunião termina ao meio-dia e ele tem voo às 16h, almoçar junto é natural e você ganha duas horas de relação.
- Tenha um plano para bagagem. Cliente que vem direto do aeroporto chega com mala. Pergunte ao espaço se há onde guardar.
O que o espaço precisa ter
Para esse tipo específico de reunião:
- Estacionamento resolvido e informado
- Recepção com pessoa no horário
- Possibilidade de avisar o nome do visitante
- Sala privativa, não área compartilhada
- Água e café oferecidos na chegada
- Banheiro limpo e no mesmo andar
- Wi-fi para visitante, com senha fácil
- Guarda de bagagem, se vier de viagem
O item do café merece ênfase. Oferecer algo na chegada é um gesto pequeno que muda o tom da conversa, e a maioria dos espaços já tem isso incluído. Pergunte, e peça para servirem quando o cliente chegar, não no meio da reunião.
Quando o escritório virtual resolve
Se você recebe cliente de fora algumas vezes por ano e trabalha de casa no resto do tempo, não faz sentido manter escritório para isso.
O escritório virtual com créditos de sala cobre exatamente esse caso: você tem um endereço comercial para usar no site e no cartão, e uma sala de verdade nesse mesmo endereço quando precisar. Custa de R$ 130 a R$ 350 por mês, contra o custo de uma sala própria.
O importante é que a sala fique no mesmo endereço que você divulga. Receber o cliente num lugar diferente do endereço do cartão desfaz o efeito inteiro. Os detalhes de como o serviço funciona estão em escritório virtual: o que é e para quem serve.
O checklist geral de conferência da sala está em o que verificar antes de fechar uma sala.
