Inadimplência em coworking: como reduzir
Inadimplência em coworking tem uma característica que facilita e outra que complica. Facilita porque você tem a alavanca do acesso. Complica porque usá-la cedo demais destrói relação numa base pequena onde todo mundo se conhece.
A boa notícia é que a maior parte do problema nem precisa dessa alavanca.
As causas reais, em ordem de frequência
1. Cartão vencido ou recusado. A causa número um, e ela não tem nada a ver com capacidade de pagar. O cartão expirou, foi trocado por perda, ou o limite estava comprometido naquele dia.
2. Esquecimento. Típico de quem paga por boleto ou Pix manual. O cliente simplesmente não viu.
3. Desorganização de caixa da empresa pequena. Vai pagar, mas no dia 20.
4. Dificuldade real. A minoria, mas existe, e costuma vir precedida de queda de frequência.
As duas primeiras somam cerca de metade dos casos na maioria dos espaços, e as duas se resolvem com automação, não com cobrança.
A régua de cobrança
| Dia | Ação | Quem faz |
|---|---|---|
| D+1 | Mensagem automática, tom neutro, com link de pagamento | Sistema |
| D+5 | Contato humano, por telefone ou pessoalmente | Você |
| D+10 | Proposta formal por escrito: parcelamento ou nova data | Você |
| D+15 | Suspensão dos benefícios extras (créditos de sala, reserva antecipada) | Sistema |
| D+30 | Suspensão do acesso, conforme cláusula do contrato | Sistema |
O contato do D+5 é o que resolve a maioria dos casos, e é justamente o que se deixa de fazer, por desconforto. Ele não é cobrança, é descoberta: você está tentando saber qual das quatro causas é a dele.
Roteiro de uma linha: "Vi que o pagamento não entrou, aconteceu alguma coisa?".
Essa pergunta resolve o cartão vencido em trinta segundos e abre a conversa difícil quando é o caso.
A prevenção que vale mais que toda a régua
Cobrança recorrente automática, com retentativa. A partir de uns 30 clientes, cobrança manual consome dias e começa a falhar exatamente nos meses cheios. Os meios e os custos estão em cobrança recorrente: cartão, boleto ou Pix.
Alerta de cartão a vencer, 30 dias antes. Elimina a causa número um. O cliente troca o cartão sozinho se conseguir fazer isso no portal, o que é um dos itens de portal do cliente.
Cobrar todo mundo no mesmo dia, não na data de aniversário do contrato. Fechamento vira uma tarefa em vez de trinta, e você percebe a falha no mesmo dia.
Cobrar antes do uso. Mensalidade do mês vigente cobrada no dia 5 do próprio mês. Cobrar depois significa financiar o cliente.
Cláusula clara de suspensão no contrato, assinada no primeiro dia. Sem ela, suspender acesso vira discussão. Ver contrato de coworking: cláusulas essenciais.
Sobre suspender o acesso
É a alavanca mais forte e a que exige mais cuidado:
- Só com cláusula contratual expressa.
- Só depois de ter cumprido a régua, com registro escrito de cada etapa.
- Avisando com antecedência, por escrito, com a data exata.
- Nunca no meio de uma reunião do cliente ou com terceiros presentes.
O objetivo é fazer o cliente resolver, não constrangê-lo. Suspensão feita com constrangimento público custa mais em reputação do que o valor devido.
Como medir
inadimplência = valor em atraso acima de 5 dias / receita recorrente do mês
| Faixa | Leitura |
|---|---|
| Abaixo de 2% | Muito bom |
| De 2% a 4% | Normal |
| De 4% a 7% | A régua não está sendo cumprida |
| Acima de 7% | Problema estrutural de cobrança ou de perfil de cliente |
Acompanhe semanalmente, não mensalmente. Inadimplência cresce rápido e é reversível cedo, e é por isso que ela está entre os quatro números semanais em dashboard semanal do gestor.
Quando aceitar parcelamento
Quase sempre vale, desde que:
- Seja por escrito, com datas e valores.
- O cliente continue pagando a mensalidade corrente em dia.
- O parcelamento não passe de três vezes.
Receber parcelado é melhor que não receber, e melhor ainda que perder o cliente. O caso em que não vale é o cliente que já parcelou uma vez e voltou a atrasar: aí a conversa é sobre rescisão, tratada em rescisão de contrato.
