Quanto tempo de intervalo deixar entre duas reservas
Existe um tipo de conflito de sala que nenhum sistema detecta, porque tecnicamente não é conflito: a reserva das 14h termina às 14h e a das 14h começa às 14h. No papel está perfeito. Na porta, tem gente esperando enquanto a reunião anterior se despede.
O intervalo entre reservas é a correção disso, e é uma das configurações de melhor retorno da agenda.
O que precisa acontecer entre uma reserva e outra
Cronometre no seu espaço, mas a lista costuma ser esta:
| Tarefa | Tempo típico |
|---|---|
| As pessoas saírem de fato | 3 a 6 minutos |
| Recolher louça e lixo | 2 minutos |
| Limpar mesa, alinhar cadeiras | 2 a 3 minutos |
| Apagar quadro, repor água e material | 2 minutos |
| Conferir TV e cabos | 1 minuto |
Total entre 10 e 14 minutos. Por isso a recomendação padrão de 10 a 15 minutos não é arbitrária: ela é o tempo real do processo.
O primeiro item costuma ser subestimado. Reunião não acaba quando a pauta acaba, acaba quando a conversa de corredor termina. Ninguém nunca consertou isso, e tentar é desgaste puro.
Quanto isso custa em capacidade
Não é de graça, e é bom saber o tamanho. Com reservas de 1 hora e intervalo de 15 minutos, você perde 20% da capacidade teórica da sala.
Numa sala aberta 11 horas por dia:
| Intervalo | Reservas de 1h por dia | Perda |
|---|---|---|
| 0 minutos | 11 | 0% |
| 10 minutos | 9,4 | 14% |
| 15 minutos | 8,8 | 20% |
| 30 minutos | 7,3 | 33% |
Essa perda precisa entrar na conta do preço da hora, porque ela reduz as horas vendáveis. É exatamente o denominador do cálculo em como precificar sala de reunião no coworking.
Quem esquece esse desconto acha que tem 11 horas para vender, divide o custo por 11 e chega num preço que não paga a sala.
Como não jogar capacidade fora
Três ajustes que preservam o intervalo sem perder tanto:
1. Granularidade de 30 minutos. Se a reserva pode terminar às 14h30, o intervalo cabe dentro do bloco seguinte em vez de criar uma lacuna morta.
2. Intervalo variável por duração. Reunião de 1 hora suja pouco. Reunião de 4 horas com café suja muito. Use 10 minutos até 2 horas e 20 minutos acima disso.
3. Intervalo zero em sala pequena sem serviço. Sala de duas ou três pessoas, sem copa, sem quadro, pode operar com 5 minutos. Nem toda sala precisa da mesma régua.
O erro dos dois lados
Intervalo zero é a causa do conflito de porta, e gera a pior experiência possível: o cliente que chegou no horário sendo tratado como atrasado.
Intervalo de 30 minutos ou mais joga um terço da capacidade fora e costuma ser sintoma de outro problema, normalmente limpeza que não acontece na hora certa. Se você precisa de meia hora entre reuniões, o gargalo está na rotina, não na agenda.
O ponto que mais importa
O intervalo precisa ser automático e invisível. Se depender de a recepção lembrar de bloquear, ele vai falhar exatamente nos dias cheios, que são os dias em que ele importa.
E ele não deve aparecer para o cliente como um bloco separado. Quem está reservando não precisa entender por que às 14h não pode: ele só precisa ver 14h15 como o próximo horário disponível.
O restante das decisões que compõem a política de agenda está em como gerenciar a reserva de salas de reunião, e a rotina de reset da sala está em rotina de operação de um coworking.
