Checklist para trocar de sistema de coworking
Trocar de sistema é caro em tempo, não em dinheiro. E o custo explode quando se descobre, no meio do caminho, que algo essencial não sai do sistema antigo.
Este checklist é para ser percorrido antes de assinar o novo contrato, não depois.
Parte 1: o que você consegue tirar do sistema atual
Peça a exportação completa e abra os arquivos. Não aceite a promessa, faça o teste.
- Membros com dados de contato
- Contratos com valor, vigência e plano
- Saldos de crédito atuais
- Reservas futuras, incluindo recorrências
- Histórico de reservas dos últimos 12 meses
- Financeiro em aberto
- Histórico de pagamentos
- Documentos anexados a contratos
- Fotos e descrições de salas
Se algum item não sai, decida agora se você vive sem ele ou se vai refazer à mão, e some esse tempo ao custo da troca.
O item mais esquecido é o saldo de crédito. Ele muitas vezes é calculado na hora pelo sistema e não existe como campo exportável. Se for o caso, tire um extrato mês a mês antes de cancelar.
Parte 2: as travas contratuais
- Qual o prazo de aviso prévio para cancelar?
- Existe multa rescisória? De quanto?
- Por quanto tempo os dados ficam acessíveis depois do cancelamento?
- A exportação continua disponível durante o aviso prévio?
- Existe cobrança para gerar a exportação?
A terceira pergunta é a que pega. Alguns contratos cortam o acesso no dia do cancelamento, e você fica sem como conferir a migração.
Parte 3: o que depende do sistema antigo além dele mesmo
Mapeie tudo o que aponta para lá:
- Endereço que os clientes acessam (cartão, site, e-mail, placa, QR code)
- Integrações com gateway de pagamento
- Integração com controle de acesso
- Integração com contabilidade
- Automação de e-mail ou mensagem
- Links em materiais impressos
O primeiro item é o mais caro se o endereço for do fornecedor. Todo material distribuído aponta para um lugar que vai deixar de existir. Esse é justamente o motivo do sistema com subdomínio próprio.
Parte 4: os testes no sistema novo
Faça você mesmo, no ambiente de teste, antes de assinar:
- Trava de reserva dupla, com dois usuários ao mesmo tempo
- Intervalo automático entre reservas
- Créditos do plano e cobrança do excedente
- Ciclo de cobrança com um cartão que falha
- Reserva pelo celular, cronometrada
- Relatório de utilização por sala
- Exportação completa dos dados
O último fecha o círculo: você está saindo de um lugar porque quer poder sair de novo.
A lista completa dos testes está em 10 recursos que todo sistema de reserva de sala precisa ter.
Parte 5: o cronograma de corte
- Data escolhida no começo do mês, nunca no fim
- Aviso prévio do sistema antigo enviado com folga
- Exportação feita e conferida antes de qualquer cancelamento
- Um mês de operação em paralelo previsto
- Mudanças de preço e de plano congeladas no período
- Equipe treinada antes do anúncio aos membros
- Comunicação aos membros preparada, curta e com vídeo
- Novo endereço de reserva configurado e testado
O roteiro semana a semana está em como migrar de planilha para sistema sem parar a operação, que vale igual para migração entre sistemas.
A pergunta que decide se vale trocar
Antes de tudo isso: o problema que você tem hoje é do sistema ou da política?
Se a agenda vive bagunçada porque existe reserva chegando por WhatsApp, trocar de sistema não resolve. Se a cobrança falha porque ninguém lança o consumo na hora, trocar de sistema não resolve.
Sistema não cria política, ele executa a que existir. Vale conferir a lista das sete decisões em como gerenciar a reserva de salas de reunião antes de assumir que o problema é a ferramenta.
Se depois disso a troca continuar fazendo sentido, este checklist é o caminho mais curto para ela sair barata.
