Conciliação de pagamentos de sala avulsa

Conciliação de mensalidade é fácil: mesmo valor, mesmo dia, mesma lista. O problema está na sala avulsa, que tem valores variados, clientes que não estão na base e pagamentos que chegam por três canais diferentes.

É onde o fechamento trava e onde dinheiro some sem ninguém perceber.

Os quatro problemas

1. Pix sem identificação. Entrou R$ 150 de um nome que não é o do contato da reserva. Era a esposa, o sócio, ou o contador da empresa. Você tem o dinheiro e não sabe de quem.

2. Descasamento de data. O cartão foi aprovado no dia 28 e o repasse caiu no dia 3 do mês seguinte, com taxa descontada. A receita é de um mês, o recebimento é de outro.

3. Reserva paga e não registrada. Alguém pagou na recepção, a reserva foi feita e o pagamento não entrou em lugar nenhum.

4. Estorno e cancelamento. Reserva cancelada com devolução parcial, que precisa aparecer nos dois lados.

A solução na origem, que vale mais que qualquer processo

Conciliação difícil é sintoma, não causa. Quatro ajustes eliminam a maior parte do trabalho:

Cobrança gerada pelo sistema, com identificador. Se o Pix é gerado com identificador único por reserva, a baixa é automática e o problema 1 desaparece. Chave Pix estática colada na parede é o oposto disso.

Pagamento antes da confirmação. Não membro paga para a reserva ser confirmada. Isso elimina o problema 3 inteiro, porque não existe reserva paga fora do sistema.

Um único canal de recebimento. Se dá para pagar por Pix pessoal do sócio, por maquininha e pelo link, você tem três conciliações.

Registro do estorno no mesmo lugar. Devolução feita fora do sistema é devolução que ninguém acha depois.

Os itens 1 e 2 são requisitos de sistema, tratados em 10 recursos que todo sistema de reserva precisa ter.

O processo semanal

Se a origem ainda não está resolvida, faça toda semana e não todo mês. Vinte minutos:

1. Exporte os recebimentos do período, por canal.
2. Liste as reservas pagas do mesmo período.
3. Case por valor e data. A maioria fecha sozinha.
4. Trate as sobras. Recebimento sem reserva e reserva sem recebimento.
5. Registre o que não fechou, com o motivo.

O passo 5 é o que transforma conciliação em informação. Se a mesma causa aparece toda semana, ela tem correção estrutural.

As sobras e o que cada uma significa

O último caso merece atenção: pagamento em duplicidade devolvido rápido vira confiança, e descoberto pelo cliente três meses depois vira problema.

Registre o bruto e a taxa separados

Erro comum: lançar só o líquido que entrou na conta.

Isso subestima a sua receita e esconde o custo do meio de pagamento, que é uma das maiores despesas variáveis de um coworking. Lance sempre:

receita bruta - taxa do meio de pagamento = líquido recebido

A taxa entra como despesa operacional. Sem isso, você não consegue comparar os meios de cobrança, que é a análise de cobrança recorrente: cartão, boleto ou Pix.

O prazo de repasse no fluxo de caixa

Cada meio tem um prazo diferente até o dinheiro estar disponível. Isso não muda o seu resultado, mas muda o seu caixa:

• Pix: praticamente imediato
• Cartão de débito: poucos dias
• Cartão de crédito à vista: costuma levar cerca de um mês
• Cartão parcelado: mês a mês

Um coworking que vende muito no cartão de crédito tem resultado positivo e caixa apertado no mesmo mês. É preciso projetar pelo recebimento, não pela venda, como em fluxo de caixa de coworking.

O sinal de que está fora de controle

Se a conciliação semanal deixa mais de 5% dos recebimentos sem casar, o problema não é o processo, é a origem. Volte aos quatro ajustes do começo: eles eliminam o trabalho em vez de organizá-lo.