Taxa de ocupação: como calcular de verdade
Taxa de ocupação é o indicador mais citado e um dos mais mal calculados em coworking. O problema não é a fórmula, é que existem duas ocupações diferentes e quase todo mundo mistura as duas.
As duas ocupações
Ocupação contratual: quantos contratos você vendeu em relação às posições disponíveis.
ocupação contratual = planos vendidos / postos disponíveis
Ocupação física: quantas posições estão realmente ocupadas num momento dado.
ocupação física = postos em uso / postos disponíveis
Num espaço com 25 estações compartilhadas e 40 planos flexíveis vendidos, a ocupação contratual é 160% e a física talvez seja 55%. As duas estão certas.
A contratual paga a conta. A física diz se cabe mais gente. Usar uma no lugar da outra é o que faz gestor concluir que está lotado quando poderia vender mais, ou vender mais quando já não cabe.
Calcule separado por tipo de posto
A média entre os tipos esconde exatamente o problema que você quer achar:
| Tipo | Postos | Ocupados | Ocupação |
|---|---|---|---|
| Estação compartilhada | 25 | 14 | 56% |
| Estação fixa | 12 | 11 | 92% |
| Sala privativa (posições) | 16 | 9 | 56% |
| Média | 53 | 34 | 64% |
A média de 64% sugere espaço confortável. O detalhe mostra que a estação fixa está esgotada e você está perdendo venda do produto de maior ticket, enquanto sobra compartilhada.
A decisão que sai daí é concreta: converter parte da área compartilhada em estações fixas.
Como medir a ocupação física sem sistema
Se você ainda não tem registro automático, faça a contagem manual:
- Três vezes ao dia: 10h, 14h e 16h.
- Durante duas semanas.
- Anote por tipo de posto.
Use a média dos picos, não a média geral. O pico é o que determina se cabe mais gente, e é ele que gera a reclamação de "não achei lugar".
Registre também o dia da semana. Terça, quarta e quinta são os dias mais cheios em praticamente todo coworking brasileiro, e a segunda e a sexta puxam a média para baixo mascarando a lotação real.
As faixas de referência
| Ocupação física | Leitura |
|---|---|
| Abaixo de 50% | Rampa, ou problema de demanda |
| De 50% a 70% | Saudável, com espaço para crescer |
| De 70% a 85% | Ideal, receita boa e conforto preservado |
| Acima de 90% no pico | Já está perdendo venda e gerando churn |
O último ponto é o mais importante e o menos monitorado. Ocupação de 95% na terça de manhã significa membro que não achou lugar, e ele não cancela dizendo isso, ele diz que mudou de rotina.
O erro do denominador
Nem toda posição é vendável. Antes de dividir, tire:
- Posições de demonstração, reservadas para visita guiada.
- Posições inutilizáveis na prática (ao lado da porta do banheiro, sem tomada, sob o ar condicionado direto).
- Posições ocupadas pela sua própria equipe.
Um espaço que anuncia 30 estações costuma ter de 25 a 27 realmente vendáveis. Usar 30 no denominador subestima a ocupação em cerca de 10 pontos, o que pode fazer você concluir que tem espaço quando já está no limite.
Ocupação de sala é outro indicador
Sala de reunião não entra nessa conta. Ela tem métrica própria, a taxa de utilização, que se mede em horas e não em postos. Ela está em taxa de utilização das salas de reunião.
Misturar as duas é comum e distorce as duas.
O que fazer com o número
| Situação | Decisão |
|---|---|
| Física alta, contratual baixa | Pode vender mais plano flexível |
| Física baixa, contratual alta | Vendeu flex demais ou o espaço não é atrativo |
| Física alta em um tipo, baixa em outro | Converter área entre os tipos |
| Física alta em tudo, sustentada 3 meses | Considerar a segunda unidade |
O último caso tem critérios adicionais, porque ocupação sozinha não basta. Eles estão em quando abrir a segunda unidade.
E antes de qualquer decisão de expansão, confira o churn: crescer com balde furado multiplica o vazamento, como está em churn em coworking.
